Dans un monde où l’agilité et la flexibilité des entreprises sont devenues essentielles, l’environnement de travail cloud est devenu un pilier pour de nombreuses organisations. Ce modèle permet aux employés d’accéder à leurs outils, applications et données depuis n’importe où et facilite la collaboration à distance et la gestion des ressources. L’intégration de dispositifs physiques, comme les imprimantes, dans un tel environnement peut sembler complexe, mais elle est essentielle pour maintenir une fluidité de travail optimale. Comment réussir à intégrer efficacement ces imprimantes dans un tel environnement tout en garantissant une compatibilité et une sécurité maximales ?
Étapes pour intégrer les imprimantes Sharp dans le cloud
Intégrer les imprimantes Sharp dans le cloud ne peut se réussir que par le respect de certaines étapes précises. On vous en parle.
Configuration initiale des imprimantes Sharp
Avant toute intégration cloud, il faut vérifier que le micrologiciel (firmware) de vos multifonctions Sharp est à jour. Assurez-vous aussi que les fonctions Sharp OSA et connexion à un service extérieur sont correctement activées dans les réglages administrateur. Une mise à jour récente garantit la compatibilité avec les services comme OneDrive, SharePoint Online ou Google Drive, et corrige de nombreuses vulnérabilités potentielles. La configuration réseau doit ensuite être stabilisée :
- adressage IP fixe ou réservation DHCP ;
- DNS correctement renseignés ;
- ports nécessaires ouverts et ;
- segmentation du réseau si vous isolez les imprimantes dans un VLAN dédié.
Pour une PME qui migre vers une infrastructure 100 % cloud, ce cadrage réseau évite les déconnexions répétées et les jobs d’impression perdus.
Connexion aux services cloud
Les derniers copieurs Sharp intègrent une fonction Cloud Connect permettant d’accéder directement à plusieurs services cloud depuis l’écran tactile de la machine. Le guide officiel de connexion au cloud précise que la machine peut se connecter notamment à :
- Google Drive pour stocker et récupérer des documents dans des dossiers partagés d’équipe.
- Microsoft OneDrive Entreprise (compte Microsoft 365 professionnel, la version gratuite d’OneDrive n’étant pas prise en charge) pour l’espace personnel des utilisateurs.
- Microsoft SharePoint Online pour les bibliothèques documentaires d’équipe, en prenant en charge sous-sites, bibliothèques personnalisées et métadonnées.
- Connecteurs e-mail comme Exchange Online pour envoyer un scan directement dans une boîte aux lettres ou un dossier spécifique.
Concrètement, depuis l’écran d’accueil de l’imprimante, l’utilisateur sélectionne le connecteur (par exemple Google Drive ou OneDrive Entreprise), s’authentifie avec ses identifiants, puis choisit l’action. Vous pouvez choisir de numériser un document vers un dossier cloud avec nom de fichier, format (PDF, PDF/A, TIFF…), et qualité définis. Vous pouvez aussi imprimer un document déjà stocké dans le cloud en parcourant l’arborescence du compte. Cette logique élimine les transferts par clé USB ou e-mail et simplifie la vie des collaborateurs en télétravail ou en multi-sites.
Réglages de sécurité
Pour sécuriser cette intégration, il faut activer le chiffrement SSL/TLS sur les connexions entre les imprimantes Sharp et les services cloud. Vous devez aussi forcer l’utilisation de connexions HTTPS dans les paramètres de la machine. Les administrateurs doivent également limiter l’accès administrateur aux paramètres Sharp OSA et aux connecteurs à travers un mot de passe fort ou une intégration annuaire (Microsoft Entra ID / ex-Azure AD). Mettre en place des règles de contrôle d’accès pour libérer les impressions et accéder aux fonctions scan-to-cloud se montre indispensable. Pour finir, il faut aussi tracer l’activité via une solution de gestion centralisée pour répondre aux exigences de conformité et d’audit.
Comparaison des services cloud compatibles
Ave Sharp, plusieurs autres services cloud sont compatibles. Renseignez-vous efficacement avant de choisir celui qu’il vous faut.
Microsoft Universal Print, Synappx et autres solutions
Depuis l’arrêt définitif de Google Cloud Print fin 2020, les entreprises se tournent massivement vers des solutions d’impression cloud natives. Dans l’écosystème Sharp, plusieurs approches coexistent et peuvent être combinées selon la taille de la structure et sa maturité cloud :
| Solution | Type de service | Intégration avec Sharp | Cas d’usage typique |
| Microsoft Universal Print | Service d’impression cloud natif Microsoft 365 | Support via pilotes Universal Print, intégration avec Microsoft Entra ID et gestion centralisée des files d’attente | Entreprises déjà sur Microsoft 365 souhaitant supprimer les serveurs d’impression et gérer tous les sites depuis le cloud |
| Sharp Synappx Cloud Print | Solution d’impression cloud 100 % SaaS de Sharp | Application embarquée sur MFP Sharp, pull printing, impression mobile, intégration Microsoft 365 & Google Workspace | PME cherchant une solution simple, sans serveur, pour impression sécurisée et mobilité accrue |
| Cloud Connect (connecteurs natifs) | Connecteurs intégrés (Drive, OneDrive, SharePoint, etc.) | Présents directement sur le panneau de contrôle des MFP Sharp | Scan-to-cloud et print-from-cloud sans déployer de solution de gestion d’impression complète |
| Solutions tierces (MyQ X, SAFEQ Cloud, etc.) | Plateformes de gestion d’impression cloud multi-marques | Applications embarquées spécifiques Sharp (MyQ Embedded, SAFEQ Cloud pour Sharp) | Organisations multi-sites ou multi-marques souhaitant centraliser la politique d’impression sur tous leurs équipements |
Intégration avec Synappx et solutions cloud natives Sharp
Synappx Cloud Print, lancé en Europe pour répondre aux attentes des PME, fonctionne en mode 100 % cloud et ne nécessite plus de serveur d’impression local. Les impressions sont envoyées vers un cloud sécurisé puis récupérées sur n’importe quel MFP Sharp compatible après authentification. Cette solution est pensée pour les structures qui souhaitent :
- Offrir une impression mobile depuis PC, smartphone ou tablette, sans installation de pilote complexe.
- Permettre la roaming print (impression en itinérance) : le collaborateur récupère ses documents sur le copieur Sharp de son choix.
- Réduire l’empreinte matérielle en supprimant les serveurs d’impression, ce qui s’inscrit dans une démarche plus durable.
Devis-Photocopieur.com joue ici un rôle clé pour comparer, à modèle équivalent, les multifonctions Sharp déjà compatibles Synappx Cloud Print. Il vous aide aussi à estimer le retour sur investissement d’un passage à une architecture 100 % cloud.
Optimisation de l’utilisation des imprimantes Sharp dans le cloud
Une fois que l’imprimante est connectée à votre cloud, vous devez penser à optimiser son utilisation. Voici comment y parvenir.
Applications et outils de gestion
Pour aller au-delà de la simple connexion au cloud, de nombreuses entreprises adoptent des plateformes telles que MyQ X ou YSoft SAFEQ Cloud. Elles proposent des applications embarquées spécifiques pour les MFP Sharp. Ces solutions permettent de :
- Centraliser la gestion de toutes les imprimantes (Sharp et autres marques) via une interface web unique.
- Mettre en œuvre l’authentification sécurisée par badge, code ou application mobile sur chaque appareil.
- Analyser en détail les volumes d’impression, les coûts par service et les comportements utilisateurs.
- Mettre en place des règles d’économie (impression recto verso par défaut, limitation de la couleur, quotas).
Dans une logique de pilotage budgétaire, ces tableaux de bord sont précieux. Ils permettent par exemple à un DAF ou à un DSI d’identifier les services les plus consommateurs et de négocier plus finement les contrats.
Conseils de maintenance
Une infrastructure d’impression cloud bien conçue ne produit ses effets que si les multifonctions Sharp restent fiables au quotidien. Les bonnes pratiques incluent :
- planifier des mises à jour régulières du firmware et des connecteurs cloud pour bénéficier des derniers correctifs de sécurité ;
- surveiller à distance les consommables (toner, tambours) et les alertes techniques via les outils de monitoring intégrés ou fournis par votre prestataire et ;
- former les utilisateurs aux nouvelles fonctionnalités cloud pour limiter les erreurs de manipulation et les demandes de support.
De plus, de nombreux contrats proposés incluent la maintenance préventive et les interventions sur site, ce qui réduit fortement les temps d’arrêt liés au parc d’impression.
Focus sur la sécurité lors de l’intégration
L’impression connectée au cloud implique de traiter des documents sensibles : contrats, dossiers RH, données de santé, informations financières. Les mesures clés à mettre en place sont les suivantes :
- Chiffrement bout en bout des flux entre postes clients, services cloud et imprimantes (TLS, certificats à jour).
- Authentification forte sur les MFP (badge, MFA via Microsoft Entra ID) pour éviter qu’un document soit récupéré par un tiers.
- Pull printing ou impression à la demande : le job n’est libéré qu’une fois l’utilisateur authentifié devant la machine.
- Nettoyage régulier de la mémoire de l’appareil (disque dur chiffré, suppression automatique des jobs terminés).
Une entreprise du secteur financier a réduit d’environ 30 % les incidents liés aux erreurs d’acheminement de documents et aux impressions oubliées sur les plateaux de sortie. En parallèle, la visibilité nouvelle sur les flux d’impression a permis d’ajuster les droits d’accès et de réduire significativement les impressions inutiles.
Adoption du cloud et transformation du poste de travail
Les données récentes des principaux analystes montrent que la numérisation des processus documentaires n’est plus un projet marginal. Il s’agit plutôt d’un axe structurant de la transformation digitale. Dans ce contexte, l’intégration des imprimantes Sharp au cloud devient un levier concret pour aligner le poste de travail physique (papier) avec l’environnement numérique.
Une part croissante des entreprises européennes migre leurs charges d’impression vers des services cloud, principalement autour de Microsoft 365 et Google Workspace. La généralisation du travail hybride pousse les DSI à mettre en place des solutions d’impression accessibles de n’importe où, mais avec des contrôles de sécurité centralisés. Les solutions sans serveur d’impression répondent à la volonté de simplification et de réduction des coûts d’infrastructure.
Rôle des comparateurs dans la décision
Pour les directions achats et les responsables informatiques, la difficulté n’est plus de savoir si le cloud est pertinent, mais de choisir parmi la multitude de combinaisons possibles :
- modèles de copieurs Sharp ;
- options cloud natives ;
- solutions tierces et ;
- niveaux de service et de sécurité.
Un comparateur spécialisé comme devis-photocopieur simplifie cette étape en permettant :
- De comparer rapidement plusieurs gammes Sharp selon leurs capacités de connexion cloud (compatibilité Synappx, Cloud Connect, Universal Print, etc.).
- D’estimer les coûts globaux (location, maintenance, consommables, licences logicielles) sur la durée d’un contrat.
- De sélectionner des prestataires capables d’assurer l’intégration cloud, la maintenance et l’accompagnement au changement des utilisateurs.
Cette approche structurée évite les déploiements partiels ou mal dimensionnés. Elle aide aussi à bâtir une architecture d’impression véritablement alignée sur la stratégie numérique de l’entreprise.
Comment choisir le bon modèle d’imprimante Sharp pour un projet cloud ?
Le critère clé est la compatibilité avec les solutions cloud visées (Synappx, connecteurs, Universal Print, MyQ, SAFEQ, etc.) et la capacité à supporter l’authentification et le chiffrement nécessaires. Filtrez les modèles selon ces critères et comparez les offres des différents prestataires.
Tableau récapitulatif des options d’intégration cloud pour les imprimantes Sharp
| Option | Serveur local nécessaire | Niveau de gestion centralisée | Sécurité et contrôle d’accès | Profil d’entreprise idéal |
| Connecteurs Cloud Connect (Drive, OneDrive, SharePoint) | Non | Basique (par appareil) | Dépend de la configuration de chaque MFP | Petites structures ou premiers pas vers le cloud |
| Synappx Cloud Print | Non | Élevé (portail cloud central) | Authentification, pull printing, chiffrement | PME en environnement Microsoft 365 ou Google Workspace |
| Microsoft Universal Print | Non | Élevé (intégré à Microsoft 365) | Gestion via Microsoft Entra ID, politiques centralisées | Entreprises déjà fortement engagées sur Microsoft 365 |
| Solutions tierces (MyQ X, SAFEQ Cloud…) | Non (version cloud) | Très élevé (multi-sites, multi-marques) | Fonctions avancées d’audit, quotas, règles fines | Organisations multi-sites ou avec parc hétérogène |
L’intégration des imprimantes Sharp dans un environnement de travail cloud offre aux entreprises une opportunité unique d’améliorer leur efficacité et leur flexibilité. En suivant ces recommandations, en s’appuyant sur des solutions cloud adaptées et en comparant les offres, il devient possible de maximiser les avantages des opérations d’impression tout en sécurisant les données.
FAQ sur l’intégration des imprimantes Sharp dans le cloud
Les imprimantes Sharp peuvent-elles fonctionner sans serveur d’impression ?
Oui, en combinant les connecteurs cloud natifs, Synappx Cloud Print ou une solution de gestion d’impression cloud, il est possible de supprimer totalement les serveurs d’impression locaux, tout en conservant l’authentification, le suivi et les règles d’impression.
Faut-il forcément être sur Microsoft 365 pour profiter du cloud avec Sharp ?
Non, même si l’intégration avec OneDrive Entreprise, SharePoint Online et Universal Print est particulièrement aboutie, les copieurs Sharp proposent aussi des connecteurs vers Google Drive, Gmail, et d’autres services, ainsi que des solutions tierces compatibles multi-cloud.
